日本の労働人口は少子高齢化により年々減少し、多くの産業で人手不足が深刻化しています。介護、外食業、建設業など即戦力が求められる現場では、特定技能外国人の受け入れが企業の生産性を維持・向上するために欠かせない選択肢になっています。
特定技能制度は2019年に施行され、特定分野で一定の技能・知識を持つ外国人が、日本で最長5年間就労できる仕組みです。特定技能1号と2号があり、1号は現場レベルの技能を前提にしており、2号はより高い熟練度を必要とします。特定技能2号を取得すると在留期間の更新や家族帯同も可能になります。
特定技能制度と受け入れ企業の義務
特定技能外国人を受け入れる企業には、単に人材を雇用するだけでなく、安心して働き続けられるよう「生活支援計画」を策定・実施することが法律で義務付けられています。具体的には以下のような支援が求められます：
日本語学習支援
生活オリエンテーション（交通、医療、銀行口座開設など）
相談・苦情対応体制の整備
職場や地域でのトラブル対応
加えて、受け入れた特定技能外国人の状況を管理当局に報告する「活動報告」も義務です。
活動報告制度｜以前の年4回報告と現在の年1回報告
活動報告は、特定技能外国人の就労状況・生活状況を管理当局へ報告することで、適切な支援が行われているかを確認する重要な仕組みです。
以前の制度（～2025年3がつ３１日まで）は、活動報告を四半期ごとに年4回提出する必要がありました。報告スケジュールは以下の通りでした：
この四半期ごとの提出は、常に報告スケジュールを管理し続ける必要があり、企業様に大きな負担を強いていました。
しかし、出入国在留管理庁の制度改正により、2025年４月からは活動報告は年1回提出で良いことになりました。この変更により、企業様の事務負担は大幅に軽減されましたが、報告内容の正確性や提出期限を守る重要性は変わりません。
活動報告には以下の内容が含まれます：
勤務状況（職種・労働時間・仕事内容）
日本語学習の進捗状況
住居・生活環境・健康状態
支援計画の実施状況
トラブルの有無や対応内容
提出時期は「受け入れ開始日から1年ごと」に1回、出入国在留管理庁へ提出する必要があります。報告を怠ったり、虚偽の報告を行った場合、最悪の場合は受け入れ停止や在留資格の取り消しなどの行政処分を受ける可能性があります。
活動報告を活用した職場改善事例
活動報告は単なる義務ではなく、職場環境の改善に役立つ貴重なツールです。例えば協同組合シナジーが支援した以下のような事例があります：
✅ 介護業A社
活動報告で夜勤時の意思疎通不足を把握 → 夜勤リーダーが簡単な日本語フレーズを徹底指導 → 3か月後には連絡ミスが激減し、利用者からも高評価。
✅ 製造業B社
活動報告で交通アクセスの不便さが原因で遅刻が多いことを発見 → 企業が職場近くに社宅を用意 → 遅刻はゼロに。
活動報告で企業の信頼も向上
活動報告を正確に行い、その内容を基に支援計画を見直すことで、企業のコンプライアンス意識や外国人材に対する誠実さが行政に伝わります。これは、将来の受け入れ審査を有利に進める要素となります。また、外国人本人にも「自分の状況を会社が把握して支援してくれている」という安心感を与え、定着率の向上にもつながります。
協同組合シナジーのトータルサポート
協同組合シナジーでは、特定技能外国人の受け入れに関する各種サポートを提供しています。特に活動報告については、企業様に代わり内容整理から作成・提出までフルサポートしています：
特定技能人材紹介・ビザ取得支援
生活支援計画の策定・運用
活動報告の作成・提出代行（年1回対応）
日本語研修や地域生活サポート
制度改正や最新情報にも常に対応しているため、企業様は安心して外国人材を受け入れ、事業に集中いただけます。
まとめ：活動報告は年1回でも重要！正確な対応が企業の成長につながる
活動報告制度の変更で年1回提出に緩和されましたが、支援内容の充実や正確な報告は今まで以上に重要です。制度を理解し、誠実に取り組むことが、外国人材の安心と企業の成長、そして日本社会全体の発展につながります。協同組合シナジーは特定技能外国人の受け入れから活動報告、トラブル対応まで一貫してサポートいたします。制度運用に不安がある企業様は、ぜひご相談ください。
